Marina se llama a sí misma “agencia de marketing digital”. Tiene un logo hecho en Canva, un dominio registrado en Namecheap y un Instagram con más posts que seguidores. Su negocio en línea no tiene nada de glamuroso, pero funciona. La agencia es ella, su pareja Aleix (que “ayuda cuando puede”, o sea, cuando no está en su trabajo de técnico de telecomunicaciones), y Pablo, un becario que lleva tres meses confundiendo Buffer con un termo de café.

En total, dos personas y media. De ahí el nombre.

Marina lleva dos años gestionando campañas de email, landing pages y formularios de captación para cuatro clientes locales: un gimnasio de barrio, una tienda de productos naturales, una academy de pádel, y una psicóloga que vende talleres de manejo del estrés. Nada de Fortune 500. Negocios reales, con dueños que pagan conBizum cuando les aprieta y con transferencia cuando tienen buen mes.

🔴 Las cinco herramientas que le sangraban el bolsillo

El problema de Marina no era que no tuviera clientes. Tenía cuatro, que para una agencia de dos personas y media está justo. El problema era que cada cliente necesitaba un stack diferente de herramientas, y Marina estaba pagando de su bolsillo para luego repercutírselo (o intentarlo).

Así iba el desglose mensual:

Herramienta	Para qué la usaba	Coste mensual
Mailchimp	Email marketing de los 4 clientes	20$
Wix	Landing pages de 2 clientes	17$
Calendly	Reservas para la psicóloga	12$
Typeform	Formularios de captación del gimnasio	25$
Canva Pro	Diseños para todos los clientes	13$

Total: 87$ al mes. Que en euros son unos 80€. Para una agencia que facturaba 1.800€ al mes entre los cuatro clientes. El 4,4% de facturación solo en herramientas, y eso sin contar el tiempo que Marina perdía alternando entre cinco pestañas del navegador como si fuera una teleoperatora del 90.

Pero lo peor no era el dinero. Eran las conexiones.

Mailchimp no hablaba con Calendly. Calendly no hablaba con Typeform. Wix estaba por su cuenta, como un amigo que va a la fiesta pero no se junta con nadie. Cada vez que un cliente le pedía “ponme un formulario que envíe un email de bienvenida automáticamente”, Marina tenía que inventar una solución con Zapier (otro gasto más) o hacerlo manualmente, que es la palabra más fea del marketing digital.

“Mis automatizaciones eran como un parche de fontanería”, me contó Marina con la cara de quien ha visto llorar a un servidor. “Funcionaban mientras no lloviera, y llovía siempre.”

✅ La solución: consolidar con Systeme.io

Un día, Marina leyó sobre Systeme.io en un foro de emprendedores. Lo primero que pensó fue “otra plataforma todo-en-uno que no sirve para nada”. Si quieres entender qué es Systeme.io en profundidad, te recomiendo esa guía. Lo segundo, tras probar el plan gratuito, fue “madre mía”.

Con el plan gratuito de Systeme.io, Marina podía:

• Hasta 2.000 contactos (con sus cuatro clientes y sus bases de datos, le daba sobrado)
• 3 túneles de venta para montar funnels de captación por cliente
• 1 blog (para la tienda de productos naturales)
• 1 programa de afiliados (para la academy de pádel)
• 1 dominio personalizado (el de la agencia)
• Emails ilimitados
• Formularios de captación integrados
• Automatizaciones de email

Todo sin pagar un euro. El plan gratuito es real, sin tarjeta de crédito y sin fecha de caducidad. Marina lo comprobó dos veces porque no se lo creía.

Pero como Marina tenía cuatro clientes y necesitaba dominios personalizados por cada uno (algo que el plan gratuito no cubre con 1 solo), subió al plan Startup por 17$ al mes. Sí, diecisiete dólares. Menos que lo que pagaba solo por Mailchimp.

📊 Los números antes y después

Aquí es donde la cosa pone interesante. Marina hizo las cuentas con una calculadora y una cara de incredulidad que merecía un cuadro:

Concepto	Antes (5 herramientas)	Después (Systeme.io)
Email marketing	20$/mes (Mailchimp)	Incluido
Landing pages	17$/mes (Wix)	Incluido
Reservas	12$/mes (Calendly)	Incluido
Formularios	25$/mes (Typeform)	Incluido
Diseños	13$/mes (Canva Pro)	13$/mes (Canva sigue)
TOTAL	87$/mes	30$/mes

Ahorro: 57$ al mes. Que en un año son 684$. No es para comprarse un Porsche, pero para una mini-agencia de dos personas y media que cada euro cuenta, eso es un mes de hosting y un buen meal prep de domingos.

Pero el ahorro real no está en la factura. Está en el tiempo.

⏰ El tiempo que Marina recuperó

Antes, cada vez que un cliente le pedía una automatización simple —pongamos, “cuando alguien rellene el formulario, que le llegue un email de bienvenida y me avise a mí”— Marina tardaba entre 45 minutos y una hora. Tenía que crear el formulario en Typeform, conectarlo con Zapier para que enviara el email en Mailchimp, y configurar una notificación aparte. Tres herramientas para una tarea que Systeme.io hace en quince clicks.

Ahora Marina configura esa misma automatización en menos de diez minutos. Un formulario, una secuencia de email, una notificación. Todo en el mismo sitio, sin saltar entre pestañas, sin pedirle a Pablo que “le eche un vistazo a Zapier” (que es como pedirle a un gato que arregle el WiFi).

Según Marina, ha recuperado unas cinco horas a la semana que antes se le iban en “conectar piezas que no encajan”. Eso son 20 horas al mes. Si cobrara 40€/la hora (su tarifa real), son 800€ de tiempo recuperado. Más los 57$ de ahorro en herramientas. El plan Startup de 17$ le sale gratis y con cambio.

🔄 ¿Y qué pasa con los clientes?

Lo mejor de todo no es lo que Marina ahorra, sino lo que les ofrece a sus clientes. Antes, cada cliente recibía un informe mensual con capturas de pantalla de Mailchimp, gráficas de Wix y estadísticas de Typeform, unidos con un Google Docs que parecía un Frankenstein. Ahora, Marina tiene todo en un panel.

Puede ver cuántos emails se abrieron por cliente, cuántos leads llegaron por formulario, y qué páginas convirtieron mejor, todo desde Systeme.io. Sin pedirle a Pablo que haga un Excel (que el último que hizo tenía una fórmula que multiplicaba los euros por un número primo “por si acaso”).

Pero Marina es sincera: hay cosas que Systeme.io no hace perfecto. El editor de páginas es funcional pero no tiene la potencia de diseño de Wix. Para clientes que quieren una web muy visual con efectos parallax y animaciones 3D, Systeme.io queda un poco corto. Marina lo resuelve creando landing pages para conversión y diseñando los emails de venta con Systeme.io (que es lo que de verdad importa) y dejando la web “bonita” del cliente en su herramienta original.

“Yo no vendo webs bonitas”, dice Marina. “Yo vendo leads que se convierten en ventas. Y para eso, Systeme.io me da todo lo que necesito sin cobrarme la mitad de mis facturaciones.”

🤖 Lo que más le flipó a Pablo (el becario)

Si hay algo que Systeme.io tiene y que a Pablo le voló la cabeza, son los webinars evergreen. La psicóloga de los talleres de estrés le pidió a Marina que montara un webinar automatizado donde la gente pudiera apuntarse y verlo cuando quisiera. Antes, eso habría significado grabar el webinar en Zoom (13$/mes aparte), alojarlo en Teachable (39$/mes), y montar una landing de inscripción en Wix (17$/mes). Total: 69$ al mes solo para un webinar.

Con Systeme.io, todo eso está incluido en el plan Webinar (47$/mes). Un webinar automatizado, la landing de inscripción, la secuencia de emails previos al webinar, el email de recordatorio, y la página de venta posterior. Todo conectado, todo automático.

Pablo lo vio funcionar y dijo: “Esto es como tener a un becario que no se queja.” A lo que Marina respondió: “Pablo, tú te quejas de todo.” Pablo no tuvo respuesta.

Para que la psicóloga pudiera usar esta función, Marina subió temporalmente al plan Webinar durante el lanzamiento del taller. Una vez cerrado el ciclo, volvió al Startup. La flexibilidad de cambiar de plan en cualquier momento es algo que Marina valora mucho, porque sus necesidades fluctúan con cada cliente.

📱 Los cuatro clientes: ¿qué opinan?

El gimnasio: Estaba encantado con Mailchimp pero odiaba pagar 20€/mes por algo que solo usaba para enviar cuatro newsletters al mes. Con Systeme.io tiene el email, la landing page de inscripción y un formulario de prueba gratuita. No ha vuelto a mencionar la palabra “Mailchimp”.

La tienda de productos naturales: Era la que más sitio web necesitaba. Marina le creó un sitio web con blog en Systeme.io (plan Startup incluye hasta 5 websites). El blog genera algo de tráfico orgánico y la tienda usa el enlace de compra en cada entrada. No es una web de ecommerce con carrito complejo, pero para vender 20 productos artesanales, funciona.

La academy de pádel: El que más se beneficia del programa de afiliados. Los socios de la academy comparten su enlace y ganan una comisión por cada alumno nuevo que se apunte. Marina configuró todo en Systeme.io: enlaces de afiliado, seguimiento, pagos. Si te interesa el tema, en nuestra guía de afiliados explicamos cómo montar un programa así paso a paso. Sin necesidad de Tapfiliate (89$/mes) ni otra herramienta externa.

La psicóloga: La que más usa los webinars evergreen. Gracias a los talleres automatizados, genera ventas incluso cuando está en vacaciones en Menorca. Marina monitoriza todo desde su móvil los domingos por la tarde, con un café en mano y los pies en el sofá.

🔧 Lo que Marina no puede hacer (y lo sabe)

Marina es de las que no vende humo. Hay cosas que Systeme.io no cubre para su agencia:

• Gestión de proyectos: No hay un equivalente a Asana o Trello dentro de Systeme.io. Marina usa Trello (gratuito) para organizar tareas con Pablo y Aleix.
• Diseño gráfico: Canva Pro sigue haciendo falta. Systeme.io no tiene editor de imágenes.
• Facturación a clientes: Systeme.io gestiona los pagos de los clientes de sus clientes, pero Marina factura su trabajo con una factura normal desde su software de facturación de autónomos.
• CRM avanzado: Para solo cuatro clientes, el CRM básico de Systeme.io basta. Si Marina creciera a 20 clientes, necesitaría algo más robusto.

Pero para lo que Marina hace —email marketing, landing pages, formularios, automatizaciones simples, webinars y afiliados— Systeme.io cubre el 90% de sus necesidades por 17$ al mes. El otro 10% lo resuelve con herramientas gratuitas.

“Antes pagaba por todo y usaba la mitad”, dice Marina. “Ahora pago por lo que uso y uso el doble.”

💡 El consejo de Marina para otras mini-agencias

Si estás en una agencia pequeña y estás pagando por tres o más herramientas de marketing, haz lo que hizo Marina: saca una calculadora, suma lo que gastas, y compáralo con lo que cuesta un plan todo-en-uno. No tiene por qué ser Systeme.io (aunque para infoproductores y agencias que trabajan con ellos, es difícil encontrar algo mejor por ese precio).

Lo que Marina sí recomienda es no cambiar todo de golpe. Empezó con un cliente (el gimnasio), movió su email y landing a Systeme.io, y cuando vio que funcionaba, fue migrando al resto uno a uno. “El día que migres a los cuatro clientes de golpe, ese día te vas a pegar un hostia que te vas a acordar”, sentencia con la sabiduría de quien ya ha cometido ese error.

Hoy Marina paga 17$ al mes por Systeme.io, 13$ por Canva Pro, y 0$ por Trello. Total: 30$ al mes. Antes eran 87$. El ahorro anual cubre su suscripción a Netflix, el hosting de la web de la agencia, y un buen lunch con Aleix para celebrar que por una vez las cosas van bien.

Este caso es ficticio pero los resultados que puedes conseguir con Systeme.io son muy reales. Si quieres probarlo, el plan gratuito no tiene trampa: sin tarjeta de crédito, sin fecha de caducidad, y con funcionalidades reales para empezar a trabajar.

❓ Preguntas frecuentes

¿Systeme.io sirve para agencias que gestionan clientes?

Sí, con matices. Systeme.io no está pensado específicamente para agencias (no tiene subcuentas por cliente en los planes básicos), pero una mini-agencia que gestione email marketing, landing pages y funnels simples para sus clientes puede usarlo perfectamente. Cada “túnel de venta” puede ser para un cliente distinto.

¿Cuánto cuesta Systeme.io para empezar?

El plan gratuito incluye 2.000 contactos, 3 túneles, 1 curso, 1 blog, 1 dominio personalizado y emails ilimitados. Si necesitas más dominios o contactos, el plan Startup cuesta 17$ al mes (según la web oficial de Systeme.io).

¿Puedo migrar mis campañas de Mailchimp a Systeme.io?

Sí. Systeme.io permite importar contactos, listas y crear las mismas automatizaciones. El proceso requiere recrear las secuencias de email (no hay migración automática de flows), pero las funcionalidades son equivalentes para la mayoría de casos de uso de agencias pequeñas.

¿Qué limitaciones tiene Systeme.io para una agencia?

Las principales son: sin gestor de proyectos integrado, sin editor avanzado de imágenes, y el CRM es básico comparado con herramientas como HubSpot o Salesforce. Para agencias pequeñas que trabajan con pocos clientes, estas limitaciones suelen ser asumibles.

¿Vale la pena pagar por un plan de pago o basta con el gratuito?

Depende de tus clientes. Si tienes menos de 2.000 contactos totales, un solo dominio personalizado y no necesitas webinars evergreen, el plan gratuito es más que suficiente. Si gestionas varios clientes con dominios propios, el plan Startup (17$) amortiza rápidamente.